Құқық бұзушылықтан кейін іскерлік хатты неғұрлым тез жазсаңыз, соғұрлым жақсы болады. Егер сіз қандай да бір іскерлік құқық бұзушылық жасаған болсаңыз, көп ұзамай кешірім сұраңыз. Тез әрекет ету іскерлік қатынасты сақтау немесе тоқтату арасындағы айырмашылықты тудыруы мүмкін. Суретті басу арқылы сіздің жағдайыңызға сәйкес келетін шаблонға қол жеткізіңіз. Ол сіздің қажеттіліктеріңізді қанағаттандыру үшін өңдей алатын толығымен теңшелетін PDF құжаты ретінде ашылады. Содан кейін жай сақтап, басып шығарыңыз. Мұны қараңызбасып шығаруға болатын құралдармен жұмыс істеу бойынша нұсқаулықегер сізге көмек қажет болса.
Клиенттерге нашар қызмет көрсеткені үшін тұтынушыға кешірім хатының үлгісі
Егер сізге клиенттерге қанағаттанарлықсыз қызмет көрсеткені үшін кешірім сұрайтын хат жазу қажет болса, осы үлгіні пайдаланыңыз.
Ұқсас мақалалар- Жапондық іскерлік мәдениет
- Іскери кеңсенің негізгі жабдықтары
- Әкімшілік көмекшінің рөлі
Клиенттерге қызмет көрсетудің кешірім хатының үлгісі
Ыңғайсыздық үшін іскерлік кешірім хат
Кешірім хатының үлгісін сіздің ұйымыңызбен туындаған проблема салдарынан ыңғайсыз болған клиентпен сөйлесу үшін пайдаланыңыз.
Ыңғайсыздық үшін іскерлік кешірім хат
Қате байланыс үшін іскерлік кешірім хат
Егер қате байланыс клиентке қиындық тудырса, қызметті қалпына келтірудің бастапқы нүктесі ретінде төмендегі хатқа ұқсас хатты қолданыңыз.
Қате байланыс үшін кешірім хат
Зақымдалған тауарларға арналған кешірім хатының үлгісі
Бұл шаблонды, егер сізге бүлінген жүкті алған клиенттен кешірім сұрау қажет болса, қолданыңыз.
Зақымдалған тауарларға арналған кешірім
Кездесуді жіберіп алғаны үшін мысал
Осы нұсқаны пайдаланып, кездесуді жіберіп алғаныңыз үшін кешірім хат жазыңыз.
Кездесуді қалдырғаны үшін кешірім хат
Үлгілермен жұмыс
Сіз таңдаған үлгіні ашқаннан кейін, редакциялау үшін құжаттың кез келген жерін нұқыңыз. Сіз өзіңіздің нұсқаңызда қалағаныңызша көп немесе аз үлгілік әріптерді пайдалана аласыз. Дайын құжатты сақтау және басып шығару үшін құралдар тақтасындағы меню командаларын пайдаланыңыз.
Кәсіби түрде кешірім сұрауға арналған басқа мысалдар
Әрине, сіз серіктес болған жеке адамнан немесе ұйымнан кешірім сұрауыңыздың қосымша себептері болуы мүмкін. Егер жоғарыдағы шаблондар сіздің қажеттіліктеріңізге толығымен сәйкес келмесе, келесі үлгілік хаттардың біріндегі сөз көмектесе алады.
- Кәсіпкерліктен бас тарту туралы хат: Егер сізге ұсыныс сұрауына жауап берген сатушыға немесе жұмысқа орналасуға үміткерге бас тарту туралы хат жіберу қажет болса, ондабас тарту хаттарының үлгісіпайдалы шаблондар болуы мүмкін.
- Бухгалтерлік есеп қатесін түзету: Егер сіз өз шотында қатені көрсеткен тұтынушыға жауап беруіңіз керек болса, бұл хат үлгісі кешірім сұрауға лайықты тілді көрсетеді. Әріпті а-мен жұптастыру пайдалы болардебеттік жад.
- Тапсырыстың күшін жою: Егер сіздің компанияңызға қатысты мәселе клиенттің тапсырыстан бас тарту туралы шешім қабылдауына әкеліп соқтырса, тапсырыс жіберу туралы ойланыңыз тапсырыс күшін жою туралы кейінгі хат мәселе үшін кешірім сұрау.
- Бастықтан кешірім сұрау: Егер сізде бастықтан кешірім сұрауға тура келетін жағдай туындайтын болса, мүмкін, сол сұхбатты жеке өзіңіз жасағаныңыз жөн. Содан кейін абастыққа рахметтыңдау, түсіну және басқаша жағдайды шешу үшін сізбен жұмыс істегеніңіз үшін алғыс білдіру үшін.
Іскерлік кешірім хатына не қосу керек
Кез-келген жағдай ерекше болғанымен, іскерлік кешірім хаттары негізінен келесі форматқа сәйкес келуі керек:
- Кешіріңіз деп бастаңыз. Сіз хаттың мақсаты айқын болғанын қалайсыз.
- Әрі қарай, хаттың себебіне қатысты түсініктеме беріңіз. Ненің дұрыс болмағанын және жағдайды қалай түзетуді жоспарлап отырғаныңызды мойындаңыз.
- Кешірім сұрауды уақытында сұраумен қатар, қылмысты қайталамайтындығыңызға сенімді болыңыз.
- Хаттың соңында тағы бір рет кешірім сұраңыз және іскерлік қарым-қатынасты бағалайтыныңызды айтыңыз.
Әдетте, егер сіз сот шешімінде қателік жібергеніңізді немесе қандай да бір түрде қателескеніңізді мойындайтын болсаңыз және өз өкінішіңізді шын жүректен білдірсеңіз, хат алған адам құқық бұзушылықты кешіріп, сізбен сауда жасауды жалғастырады. Алайда, кейде бұл сөзден гөрі көп болады және кешірім хаты сіздің іскерлік қатынастарыңызды қалпына келтіру үшін тиісті реституациямен бірге жүруі керек. Клиенттерге тиісті және тиімді қызмет көрсету үшін қандай қалпына келтіру қажет болатынын шешкен кезде жағдайдың ерекшеліктерін ескеріңіз.
Іскери кешірім хат үшін электрондық поштаны пайдалану
Іскерлік кешірім хаттарын пошта арқылы жіберуге болады немесеэлектрондық пошта. Электрондық пошта арқылы кешірім сұрау кезінде ескерілетін кеңестерге мыналар жатады:
- Ресми іскерлік хатты электронды пошта арқылы жіберген кезде, толтырылған хатты PDF файлы ретінде сақтап, оны электрондық пошта хабарламасына тіркеңіз.
- Тіркеме нақты жағдай үшін кешірім хат екендігі туралы алушыға түсінікті болатындай етіп, сипаттама тақырыбын жазыңыз.
- Хабарламаның негізгі бөлігіне алушыны тіркелген хаттың толық нұсқасын қарауға бағыттайтын ескерту қосыңыз.
- Біршама аз формальды көзқарас үшін немесе егер сіз алушының тіркеме ашпайтындығына алаңдасаңыз, хаттың толық мәтінін электрондық пошта хабарының мазмұнына салыңыз.
Іскерлік хаттан кешіру туралы кеңестер
Іскерлік кешірім хаттарын көрумен қатар, өз хатыңызды жазған кезде келесі жылдам кеңестер пайдалы болады:
- Times Roman немесе Arial сияқты қарапайым, қарапайым оқылатын қаріпті пайдаланып, кешірім сұраңыз.
- Егер сіз дәстүрлі пошта арқылы жіберетін болсаңыз, хатыңызды сапалы ақ қағазға басып шығарыңыз.
- Жартылай блок немесе толық блок сияқты ресми іскери хат пішімін қолданыңыз.
- Хатыңыздың басында кешірім сұраңыз.
- Клиенттен кешірім сұрағанда, мәселені анықтаңыз.
- Нақты түсініктеме беріңіз.
- Мәселені жою үшін қандай іс-шара жоспарлап отырғаныңызды көрсетіңіз.
- Хабарды дәл жеткізгенін тексеру үшін хатты қарап шығыңыз.
- Қателерді мұқият тексеріп, түзетіп, мұқият тексеріңіз.
- Қажетті түзетулер енгізіп, аяқтамас бұрын, басқа біреуді тексеруді сұраңыз.
- Хаттың соңғы нұсқасын сақтаңыз.
- Электрондық поштаға тіркелу үшін PDF-ті жасамас бұрын, хатқа қолмен қол қойыңыз.
- Көшірмені клиенттің файлына орналастырыңыз, оның қашан жіберілгені туралы жазба сақтаңыз.
Кешірім хат жазуды қашан қалдыруға болады
Көп жағдайда кешірім хатыңызды жедел жауаппен жазып, жібергеніңіз орынды болғанымен, күткен дұрыс. Мысалы, егер қарастырылып отырған оқиға сот ісін жүргізуге немесе жауапкершілікке қатысты мәселелерге әкеп соқтыруы мүмкін болса, жазбаша түрде бірдеңе жасамас бұрын заңгермен сөйлескен дұрыс.
Іскерлік қатынастарды сақтау
Сау іскерлік қатынастарды сақтау кейде кешірім сұрауды қажет етеді. Кешірім хатын жіберу ренжіген тарапқа сіздің қателескеніңізді түсініп, болған оқиға үшін жауапкершілікті мойындайтындығыңызды көрсете алады, сонымен қатар сіз қарым-қатынасты бағалайсыз. Кәсіби түрде кешірім сұрау іскерлік қатынастарды сақтап, мәселені шешілмей тұрып шешуі мүмкін.
