Жадынама жазу алғашқы кезде біршама қорқынышты болып көрінуі мүмкін, бірақ егер сіз қадамдарды білсеңіз, бұл қиын емес. Кез-келген іскери құжат сияқты, оны дұрыс рәсімдеу маңыздыформатжәне сіз жазып жатқан кез-келген жадыны ұйымдастырыңыз, сонымен қатар оның таралуына дейін қатесіз болуын қамтамасыз етіңіз. Іскери жадынама жазу кезінде мына төрт қадамды орындаңыз.
1-қадам: Жадының тақырыбын жасаңыз
Қосымша ретінде басып шығарылатын немесе электрондық поштаға жіберілетін іскери жазбалар оны алатын қызметкерлердің аты-жөндері (тізім) келтірілген тақырыптан басталуы керек. Егер жаднама дененің құрамына енетін болсаэлектрондық пошта, бұл бөлім қажет емес, себебі электрондық пошта бағдарламасы сізге арналған естелікке енгізілген ақпаратты ұсынады.
Ұқсас мақалалар- Жадының орналасуы
- Өмірбаянның оқу үлгісі
- Әкімшілік көмекшінің рөлі
Мысал тақырыбының тақырыбы:
Жазбаның тақырыбы әдетте келесі жолдарды қамтиды:
Жад: Алушының аты-жөнін толтырыңыз
Кімнен: Жіберушінің аты-жөні
Күні: Күні туралы жаднама жіберілді
RE: Белгілі бір тақырып; жадының не туралы екенін қысқаша түсіндіру
Тұрақты ток: Жадының көшірмесін алатын адамның немесе адамдардың аты-жөндері (міндетті емес; егер жадынама басқа адамдарға көшіріліп жатса ғана қолданыңыз)
Тақырып бойынша кеңестер
Жадтың тақырыбын жасаған кезде мына кеңестерге сүйеніңіз:
- Тақырыптарда құжатты алатын адамның немесе адамдардың толық аты-жөні (лақап аттары жоқ) көрсетілуі керек.
- Сіз өзіңіздің аты-жөніңізді және жадының дайындалған күнін де көрсетуіңіз керек.
- Тақырыптың келесі бөлігі жадының тақырыбы болып табылады, оны әдетте «RE:» белгілейді, ол «қатысты» дегенді білдіреді.
- Тақырыпты мүмкіндігінше нақты етіп жасаңыз. «Жаңа саясат» сияқты жалпы тақырыптың орнына «Демалыстарды жоспарлаудың жаңа саясатын» таңдаңыз.
- Егер мәзір басқа адамдарға көшірілсе, тақырыпты CC: жолымен аяқтаңыз. СС мағынасы: бұл тұрғыда «көміртегі көшірмесі». Егер сіз бірнеше алушыларды көшіріп алсаңыз, олардың әрқайсысын үтірмен бөліп алғаныңызға сенімді болыңыз.
2-қадам: Ескерту мәтінін жазыңыз
Жазбаның негізгі бөлігі - ақпарат жеткізілетін жерде. Оған үш негізгі компонент кіреді:
- Кіріспе: Бұл адамдарға екі-үш сөйлемнен тұратын қысқа абзац болуы керек, бұл адамдарға жадының себебін тікелей білуге мүмкіндік береді.
- Ұсыныстар немесе мақсат: Бұл бөлім хабарламаның негізгі түйіндерін, маңызды сәттерін немесе фондық ақпараттарды қолданумен өтеді. Онда фактілер мен статистика сияқты қосымша мәліметтер, сондай-ақ жазбаның мысалдары мен себептері болуы мүмкін.
- Жабылу: Theжабу/ жадынамада қандай іс-қимыл қажет екенін және оны қашан аяқтау керек екендігі түсіндірілуі керек немесе ескертпеге енгізілген уақтылы жаңалықтар қайталанады.
3-қадам: Жіберуге дейін жадыны аяқтаңыз
Жіберуден бұрын оны мұқият тексеріп алыңыз. Мұның қате жіберілмегеніне және құжатта сіз алғыңыз келетін нүктелерді (нүктелерді) дәл жеткізгеніне көз жеткізіңіз. Жазғаныңызды бағалау кезінде келесі нұсқауларды қолданыңыз және қажет болған жағдайда өзгертулер енгізіңіз.
- Аудиторияға сәйкес: Құжаттың біліміне, біліміне, компанияның мәртебесіне және алушылардың қажеттіліктеріне сәйкес келетіндігін тексеріңіз.
- Қысқаша: Көп жағдайда қажетсіз сөздерді алып тастаңыз және жадыны бір параққа дейін сақтаңыз.
- Келісімді : Жадының құрылымы қарапайым және қисынды екеніне және әр абзацтың бір оймен шектелетініне көз жеткізіңіз.
- Оқу мүмкіндігі : Абзацтарды қысқаша сақтаңыз және негізгі мәліметтерді тізімдеу үшін оқ нүктелерін пайдаланыңыз.
- Терминология: Аудиториядан күтілетін тиісті терминологияны қолданыңыз.
- Нақты тон: Тонның екенін тексеріңізкәсібижәне сіз эмоционалды әсер ететін сөздерді қоспағаныңыз туралы.
- Сыртқы түрі: Дайын құжат көзге тартымды және оқуға оңай екендігіне көз жеткізіңіз.
Бұл қиын болуы мүмкінөзіңіздің жазбаңызды тексеріңіз, сондықтан сіз сенімді әріптесіңізден жадынаманың қатесіз екеніне әбден сенімді болғаннан кейін қарап шығуын қалауыңыз мүмкін. Осы екінші көздің болуы сізге қосымша қателіктерді түзетуге және түзетуге көмектеседі.
4-қадам: Жадыны тарату
Жадынамаларды баспа немесе электрондық пошта арқылы таратуға болады.
Басып шығарылған жадынамалар тарату
Өз жазбаңызды қағазға басылған (басылған) форматта таратуды жоспарлап отырсыз ба? Жадының дайын екеніне сенімді болсаңыз, өзіңіздің аты-жөніңізбен өзіңіздің аты-жөніңізді «бастап» жолына жазып, содан кейін құжатты көшіріңіз және алушыларға таратыңыз. Сіздің инициалдарыңыз жазбада қолтаңба формасы ретінде қызмет етеді.
Электрондық пошта арқылы жадыналар жіберу
Егер сіз электронды пошта арқылы жадыны жіберіп жатсаңыз, оны жинағанға дейін PDF құжатына түрлендіріп алғаныңыз жөн, сонда сіз жадының форматы оны қабылдағандардың бәріне жеткізетініне сенімді бола аласыз. Сіз мұны жасағаннан кейін, тиісті электрондық пошта мекен-жайларын енгізіп, жазбаны тіркеп, тақырыптық жолды қосыңыз. Сіз сондай-ақ электрондық пошта мәтінінің ішіне оқырмандарға «жіберу» батырмасын баспай тұрып, қосымшаны ашуға бағыттайтын кіріспе мәтіннің бірнеше жолын қосқыңыз келуі мүмкін.
Баспаға арналған үлгі үлгісі
Жоғарыда келтірілген кеңестерді өзіңіз жазу және пішімдеу үшін қолдануға болады, сонымен қатар алдын-ала пішімделген шаблоннан бастау пайдалы болуы мүмкін. Егер сіз мұны жасағыңыз келсе, төмендегі суретті нұқыңыз, сонда сіз өңдей, сақтай және басып шығара алатын теңшелетін шаблон PDF терезесінде жеке терезеде ашылады. Егер сізге үлгіні жүктеу үшін көмек қажет болса, оларды қарап шығыңызпайдалы кеңестер.
Үлгі ашылғаннан кейін, жоғарыда көрсетілген кеңестерге сүйене отырып, мәтінді мысалдың егжей-тегжейімен ауыстыру үшін құжаттың кез келген жерін басыңыз. Аяқтағаннан кейін сақтау және басып шығару үшін мәзір командаларын пайдаланыңыз.
Іскери жазбалардың әр түрлі түрлері
Әрине, сізге естелік жазудың әр түрлі себептері болуы мүмкін және не айту керектігін шешу қиынға соғуы мүмкін. Сияқты есепке алуға бағытталған жадынамаларнесиелік жазбаларболып табыладыдебеттік жазбаларсияқты нәрселер үшін қолданылатын адами ресурстар туралы жазбалардан мүлдем өзгеше боладықызметкерлердің тәртібі,өнімділікке шолу, немесежылжыту бойынша ұсынысс. Егер сіз шабыт алу үшін алдын-ала жазылған жадынамалардың қосымша үлгілерін көргіңіз келсе, осы естелік мысалдарды қарап шығыңыз.
